Como a IBBRA tirou o backoffice do lançamento manual
Resumo
- A IBBRA é um family office de Goiânia com 13 anos de atuação e consolidação de carteiras. Atende mais de 500 famílias, distribuídas entre dois CNPJs regulados: IBBRA Consultoria de Valores Mobiliários e IBBRA Gestora de Recursos.
- O principal fator que motivou a troca de consolidador foi a confiabilidade de cálculo. Com a solução anterior ao Gorila, as mesmas carteiras apresentavam consecutivas divergências, o que consumia muito tempo do backoffice em correções recorrentes.
- Com o Gorila, a equipe de consolidação passou de lançadora a validadora de dados, com sincronização diária via API com XP, BTG e Avenue nas duas organizações.
O contexto
A IBBRA atua em Goiânia com DNA em planejamento financeiro. Lá, opera sob dois CNPJs: na consultoria, recomenda e o cliente executa; na gestora, implementa diretamente.
O posicionamento é o de um family office acessível. A casa atende famílias que normalmente ficam desassistidas pelos family offices tradicionais, com um escopo de serviço que inclui as frentes imobiliária e empresarial. Investimentos são um dos pilares da entrega, mas não o único.
Essa combinação — muitas famílias, ticket menor, serviço amplo — traz a necessidade essencial de escalar o negócio. Isso coloca a operação de consolidação no centro. Como boa parte dos clientes mantém contas segregadas dentro da mesma corretora, separando renda fixa e renda variável por clareza de leitura, o número de portfólios a processar chega a mais de 600.
Esse volume era operado no manual, do extrato ao PDF entregue ao cliente. Dois especialistas dedicados à consolidação fechavam de 90 a 110 portfólios por mês.
O desafio
Na plataforma anterior, as mesmas carteiras voltavam com divergência mês após mês, por três a quatro meses consecutivos. Cada ciclo de fechamento começava pela correção do ciclo passado. Todo o lançamento em XP e BTG, os dois custodiantes que concentravam a maior parte do volume, era manual: extrato, batimento, lançamento, validação.
O efeito mais grave apareceu na ponta do cliente. Com relatório instável, os clientes passaram a consultar diretamente a plataforma da corretora em vez do relatório da IBBRA. O documento que deveria ser a referência de desempenho da casa perdeu essa função.
Problemas sistêmicos de cálculo, como os acima apresentados, e uma precificação que não permitiria ganhar escala fizeram com que a IBBRA procurasse no mercado outra solução de consolidação.
A solução
A IBBRA escolheu o Gorila por combinar acurácia de cálculo com um modelo de precificação previsível.
A configuração foi completamente personalizada e partiu da estrutura regulatória da casa: duas organizações separadas na plataforma, IBBRA Gestora e IBBRA Consultoria, com backoffice compartilhado e credenciais de API independentes por CNPJ. Em seguida entraram as integrações de sincronização diária com XP, BTG e Avenue, substituindo o lançamento manual que consumia o mês da equipe de consolidação.
A ativação começou por uma POC de dez portfólios, escolhidos para cobrir os cenários que a operação precisava suportar: custódia exclusiva em XP, custódia exclusiva em BTG, multicustódia com XP, BTG e Avenue, e portfólios com taxas de administração e performance para validar.
Com o sucesso do projeto, foi iniciado a migração para todos os portfólios, o ganho foi tanto de visibilidade quanto de velocidade. Passou a ser possível medir quais clientes já estavam efetivamente migrados e podiam ser desligados da plataforma antiga, em vez de manter as duas operando por inteiro até o último dia.
Os resultados
Do lançamento para a validação
Com a sincronização diária no ar, a equipe de consolidação deixou de digitar movimentação e passou a validar e analisar dados. As mesmas carteiras não voltam mais divergentes, e o fechamento deixou de começar pela correção do mês anterior.
O ritmo do fechamento
Augusto Gratão, Diretor de Gestão na IBBRA, relata que, num dia normal, a equipe passou a rodar o dobro de carteiras em relação à plataforma anterior, chegando ao triplo nos dias de maior fluidez.
“O processo foi bem conduzido e a experiência foi muito positiva. O time do Gorila esteve sempre disponível e disposto. A gente tem uma grande ferramenta na mão agora e podemos fazer 300.000 coisas ali com ela”
– Augusto Gratão, Diretor de Gestão na IBBRA
Para um modelo que se propõe a atender muitas famílias com ticket menor, a conta da escala passa pelo backoffice. Cada família nova custa horas de lançamento manual ou não custa nada. Com a sincronização diária alimentando as duas organizações, a IBBRA desloca esse custo e a ambição de crescer deixa de esbarrar no limite de quantas carteiras duas pessoas conseguem digitar por mês.
Agende sua demonstração do Gorila para Advisors
Com as soluções de consolidação do Gorila para Advisors, você estrutura uma base de dados confiável para sustentar a análise de carteiras, o relacionamento com o cliente e o desenvolvimento da sua operação. Agende uma demonstração com nossos especialistas e descubra como aplicar isso ao seu negócio.
Agende uma demonstração com nossos especialistas e descubra como liderar a nova era da gestão de portfólios com soluções sob medida para seu negócio.