De dias para segundos: como a OP Finance automatizou a gestão de portfólios com o Gorila
Resumo executivo
- Operação manual e fragmentada: + de R$ 300 milhões controlados por Excel, com extração e consolidação de dados em múltiplas custódias consumindo 20 dias por relatório.
- Tarefas manuais: a equipe dedicava-se a tarefas repetitivas, limitando o foco em análise e relacionamento com clientes.
- Solução Gorila: adoção do GorilaVIEW e do add-in GorilaCORE Spreadsheet, possibilitou a migração do histórico de dados e automatizando carga e reconciliação via API.
- Resultados imediatos: geração de relatórios em segundos, eliminação de retrabalho, ganho de escalabilidade na operação e maior atenção à estratégia e à experiência dos investidores.
O contexto
A OP Finance é uma consultoria especializada em planejamento e gestão patrimonial. No final de 2023, gerenciava mais de R$ 300 milhões distribuídos em, aproximadamente, 300 portfólios.
Os investimentos dos clientes estão distribuídos em múltiplas custódias, com políticas de investimento contemplando variadas classes e subclasses de ativos, onshore e offshore.
O objetivo da parceria com o Gorila foi reduzir a dependência operacional dos sócios e diminuir o trabalho manual da equipe. A consultoria também enxergou a oportunidade de aprimorar a experiência de clientes e advisors no front e no backoffice com relatórios mais robustos e maior uso de tecnologia.
O desafio
A OP Finance enfrentava um desafio operacional relevante: a produção de relatórios de performance era manual, demorada e pouco escalável. Sem uso de qualquer sistema de consolidação de portfólio, a equipe dependia exclusivamente do Excel para tratar os dados.
O time da consultoria dedicava-se diariamente a extrair arquivos das custódias, tratar planilhas e consolidar movimentações dentro de planilhas.
Cada atualização de relatório consumia cerca de 20 dias, gerava retrabalho e impedia a equipe de focar em análises de estratégia e no relacionamento com o cliente.
A dificuldade em automatizar o processo comprometia também a qualidade da gestão e do acompanhamento dos portfólios, o que impactava a experiência dos investidores. Melhorar essa jornada era uma necessidade percebida pela OP Finance, que buscava resolver essa dor para oferecer um serviço mais eficiente e estratégico aos seus clientes.
Dessa maneira, os objetivos principais do escritório eram:
- Reduzir processos manuais em atividades operacionais
- Escalar a operação sem ampliar a equipe back-office
- Oferecer relatórios alinhados aos objetivos de investimento e grupos familiares
A solução
Para automatizar e escalar a gestão de portfólios da OP Finance, implementamos uma combinação da nossa plataforma de gestão de portfólios, o GorilaVIEW, e do GorilaCORE Spreadsheet, nosso add-in para Excel que importa dados do GorilaCORE (nossa API de cálculo) diretamente nas planilhas.
Além disso, para eliminar o gargalo manual, começamos mapeando as particularidades da OP Finance, como as carteiras estruturadas por objetivos de investimento e grupos econômicos.
Em seguida, migramos o histórico de dados que repousava em planilhas Excel e relatórios das instituições financeiras. Em parceria com a equipe da OP Finance, usamos o GorilaCORE Spreadsheet, que compilou movimentos antigos e recentes, e garantiu que todas as transações fossem carregadas com precisão na nova base.
Após isso, configuramos do zero o ambiente no GorilaVIEW e no GorilaCORE Spreadsheet. Criamos a organização da OP Finance, definimos perfis de usuário, grupos de acesso e permissões.
Com as bases e os processos já estruturados, a OP Finance passou a utilizar as consultas das APIs do Gorila — acessíveis por meio de fórmulas no GorilaCORE Spreadsheet — para gerar relatórios de performance customizados por objetivos e grupos familiares de forma prática e eficiente.
Os resultados
Ao final da implementação automatizamos o processo de consolidação multi-custódia ao oferecermos dados de mercado mais variados ativos, cálculo de portfólio e relatório de performance do portfólio.
Durante o processo, a OP Finance expandiu sua base: os portfólios aumentaram e o AUM dobrou, superando os R$ 600 milhões, distribuídos em mais de 100 famílias e quase 500 subportfólios. As soluções do Gorila acompanharam esse avanço, garantindo a qualidade da operação com eficiência.
Além disso, os três objetivos principais da OP Finance com o projeto foram concluídos:
- Eliminadas buscas e atualizações manuais de ativos, e simplificados os registros de dados. Com essas automações, a OP Finance diminui as tarefas manuais da equipe.
- Com os dados dos portfólios integrados ao GorilaVIEW e ao GorilaCORE, a geração de relatórios caiu de 20 dias para poucos segundos. Isso contribuiu para que o backoffice fosse melhorado sem a necessidade de expandir a equipe.
- Para aprimorar a gestão e o acompanhamento dos portfólios — e, por consequência, a experiência dos clientes — dois relatórios sob medida para a OP Finance foram desenvolvidos. O primeiro consolida dados de dois ou mais portfólios em grupos econômicos; o segundo segmenta o portfólio por estratégias e objetivos.
Os produtos novos que nós fomos implementando já estavam na base em sua grande maioria. Deixamos de ter esse problema e então conseguimos dar escala efetivamente. Hoje a consolidação é uma pequena parte da rotina pessoal do operacional, não é mais aquela coisa que foi no passado onde uma boa parte do mês era dedicada à confecção da consolidação e dos relatórios.
— Luiz Paulo Tavares, CIO da OP Finance.
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